Oficina de cerâmica no torno, sábado às 10h. Seis tornos, seis vagas, duas horas e meia de aula. Na quinta-feira você abre o direct para fazer a conta: quatro confirmaram por mensagem, uma sumiu depois de perguntar o preço, outra mandou “vou levar minha irmã” e você não sabe se isso conta como um lugar ou dois. No sábado aparecem sete. É esse nó que a reserva para aulas abertas e experiências desata: o produto aqui não é atendimento individual, é uma turma com data, hora e um número exato de lugares que acaba.
Aula de culinária, degustação de vinhos, oficina de marcenaria, tour a pé pelo centro histórico, yoga avulsa no parque. Muda o tema, não muda a mecânica: você abre um horário, ele comporta X pessoas, e o seu trabalho é encher esse X sem estourar.
Agendar um cliente é diferente de abrir uma turma
Numa barbearia, um horário é de uma pessoa: se o corte das 14h está ocupado, acabou. Na sua oficina, as 10h precisam aceitar seis reservas de gente que não se conhece, feitas em dias diferentes, algumas com acompanhante junto.
- Um horário segura várias reservas. “Sábado, 10h” não é um lugar só. São seis lugares que por acaso começam no mesmo minuto.
- Tem um mínimo embaixo, e não só um teto em cima. Tour a pé com duas pessoas dá prejuízo, e turma de culinária com três alunos também.
Some o combinado individual: endereço, o que levar, se tem estacionamento. Doze pessoas, doze vezes a mesma pergunta no WhatsApp, sempre na sexta.
Quem trata experiência como agendamento comum tropeça aí. Cadastra “Oficina de cerâmica” como serviço comum, de uma pessoa, recebe uma reserva e o horário das 10h sai da agenda com cinco lugares vazios. Não é defeito de sistema: sem capacidade definida, horário ocupado é horário fechado. A saída é dizer ao sistema que aquela turma tem seis lugares, e não um.
Seis tornos, seis vagas: a capacidade da turma trava sozinha
No Lotou você cadastra cada experiência como um serviço com duração, preço e capacidade. A capacidade é o número de pessoas que entram na mesma turma daquele horário. Cadastrou a oficina com capacidade seis e o sábado às 10h passa a aceitar seis reservas, feitas em dias diferentes, por gente que não se conhece. Cada reserva que entra desconta um lugar, e quando chega em seis a reserva fecha sozinha. Nunca passa do que cabe.
A trava é de verdade: o sistema não confirma mais gente do que a turma comporta, nem quando duas pessoas apertam confirmar no mesmo minuto. É o que evita o telefonema de “preciso te passar para outra data”, quase sempre o último que você troca com aquele cliente.
Os recursos entram por cima disso, para o espaço físico. Se a mesma tarde tem duas salas, mesas de degustação ou salas de escape diferentes, você cadastra cada uma como recurso e ela ganha disponibilidade própria, o que impede duas turmas de caírem no mesmo espaço no mesmo horário. Vale a mesma ideia para o facilitador: se cada turma tem um condutor com horário próprio, dá para definir a disponibilidade por profissional. O post sobre reserva de recursos como mesas, salas e equipamentos mostra esse cadastro.
Quando o grupo vem junto
Uma reserva nem sempre é uma pessoa. A família que fecha a degustação de uma vez, ou o grupo de amigos que reserva junto, cabe numa reserva só, com o número de gente informado. O sistema conta esses lugares contra a capacidade da turma: numa vivência de 10, uma reserva de quatro deixa seis vagas livres, não nove. É diferente de dez desconhecidos que reservam separado, mas a capacidade dá conta dos dois.
Para medir o buraco, a comparação entre capacidade e reservas mostra quanto da sua lotação é usada de fato. Turma de 12 rodando com média de 7 não é turma pequena: é mais de 40% da receita parada todo sábado.
A turma só sai com gente: o mínimo continua sendo decisão sua
O Lotou não cancela turma sozinho por falta de quórum, e não existe regra automática de “só roda com 6”. O que você tem é a informação na mão: abre o painel na quinta e vê quantas reservas o tour de sábado já tem, com tempo de reagir.
O que funciona é definir um prazo de corte na política de reserva, que o participante aceita antes de confirmar a vaga. Algo como: “esta vivência acontece com no mínimo 6 participantes; se não atingirmos, avisamos até 48h antes e você escolhe outra data”. Com o prazo escrito, você para de decidir no susto na manhã da atividade. É a mesma lógica de quem organiza reservas para eventos e datas especiais: o combinado precisa estar visível antes do botão de confirmar, não depois.
Lista de espera: a turma lotada ainda tem dinheiro dentro
Turma de 12 a R$ 240 são R$ 2.880 se todo mundo aparecer. Duas desistências na sexta à noite tiram R$ 480 e esvaziam dois lugares numa turma esgotada, com gente que implorou por vaga. É o prejuízo mais bobo do ramo: o cliente existia.
Quando a turma esgota as vagas, a página passa a oferecer a lista de espera. Assim que uma reserva é cancelada, o próximo da fila é avisado por e-mail automaticamente, na hora. No painel você vê quem está aguardando, há quanto tempo, a data e o horário que a pessoa quer e o status de cada um, com um botão para avisar na mão quando quiser encaixar alguém fora da ordem. O passo a passo de lista de espera em eventos especiais cobre a parte prática.
O e-mail de confirmação faz parte da experiência
Quem reserva uma aula de culinária para daqui a três semanas esquece endereço, horário e às vezes o nome do lugar. Na reserva, a pessoa recebe confirmação por e-mail com link do comprovante, onde vê os dados e cancela sozinha se não puder ir. Antes da atividade sai um lembrete automático, também por e-mail (não é WhatsApp nem SMS, e é bom saber disso desde já).
O que transforma esse e-mail em parte da experiência é o que ele encontra do outro lado. A sua página pública carrega o endereço com link para Google Maps e Waze, a descrição de cada atividade e o FAQ. Use esses campos a favor da turma: “traga avental e cabelo preso”, “chegue 10 minutos antes porque a massa precisa descansar”, “a degustação inclui 5 rótulos”. Escrito uma vez, responde doze pessoas, e quem lê antes chega preparado.
Reserva para aulas abertas e experiências: como montar a sua sem planilha
Dá para deixar a agenda para aulas abertas e experiências no ar numa tarde, nesta ordem:
- Cadastre cada experiência como serviço, com duração real (a oficina de 2h30 é 2h30, não 2h), preço por pessoa e a capacidade da turma, ou seja, quantos lugares aquele horário aceita. É a capacidade que segura o horário aberto e vai fechando conforme as reservas entram.
- Se a atividade usa salas, mesas ou bancadas específicas, cadastre cada uma como recurso, para o sistema não jogar duas turmas no mesmo espaço no mesmo horário.
- Configure horários de funcionamento por dia da semana e bloqueios. Se na quarta só roda a turma noturna, a agenda reflete isso.
- Escreva a política de reserva: prazo de cancelamento, mínimo de participantes, o que rola se chover no dia do tour.
- Divulgue o link
lotou.com.br/seu-negociona bio do Instagram, no Google e num QR code no flyer. Quem reserva não baixa app nem cria login. - Reserva que chegar por telefone ou mensagem, lance no painel, na mesma agenda. Sem caderno paralelo.
O pagamento continua sendo combinado por fora
Sem rodeio: o Lotou não vende ingresso nem cobra do participante. A reserva garante a vaga, não o pagamento. Se a sua vivência é paga, o Pix, o sinal ou a maquininha ficam por sua conta, fora da plataforma. Dá para registrar a regra na política (“a vaga é confirmada com Pix de R$ 80 em até 24h”). Muita gente do ramo prefere assim: não existe comissão por participante, o custo é a assinatura mensal, vendendo 8 ou 80 vagas no mês.
Se hoje você conta vaga no bloco de notas e só descobre no sábado que a turma estourou ou veio pela metade, o problema não é organização sua. É ferramenta errada para um produto que é turma, não atendimento. O Lotou resolve com página própria, capacidade por turma que trava quando lota, recursos para separar salas e mesas, lista de espera quando a data enche e confirmação por e-mail. Veja na página de reserva de vagas para experiências e vivências, ou vá direto e teste 30 dias grátis, sem cartão de crédito, cadastrando a próxima turma e mandando o link para a sua lista.