São 14h10 de uma quinta. Na cadeira 2, o Dr. Fábio começou um canal em molar às 14h e vai passar uns 90 minutos ali. Às 14h30 chega a dona Marlene, que precisa só trocar o elástico do aparelho, um dos retornos rápidos da ortodontia, 20 minutos no cadastro. E o telefone toca: paciente com dor pulsante desde as quatro da manhã, perguntando se dá para ser visto hoje. Toda agenda para consultório odontológico vive esse nó, e ele não se resolve com um caderno maior nem com uma recepcionista mais rápida. Ele se resolve quando a agenda para de tratar como iguais três coisas bem diferentes: a duração do procedimento, o dentista que atende e a cadeira que está livre.
Odonto tem um problema que a barbearia do lado não tem. Lá, quase todo serviço cabe em 30 ou 40 minutos e a cadeira é do barbeiro. No consultório, o mesmo espaço recebe num único dia um bloco de 90 minutos, seis retornos de manutenção de 20 e uma urgência que ninguém previu. Se a agenda não enxerga essa diferença, o dia trava em algum ponto entre as 15h e as 16h30. Sempre.
Na agenda para consultório odontológico, canal e profilaxia não cabem no bloco de 30 minutos
O erro mais comum, de longe, é cadastrar tudo como "consulta" de 30 minutos e ajustar no olho. Só que um canal em molar pede 90 minutos e um ajuste de aparelho, 20: no mesmo bloco de meia hora eles não cabem. Funciona enquanto o consultório é de um dentista só. Com dois ou três, vira bagunça na primeira semana cheia. A base é cadastrar cada procedimento com a duração real dele:
- Avaliação ou primeira consulta: 20 a 30 minutos.
- Profilaxia (limpeza) com aplicação de flúor: 40 a 50 minutos.
- Restauração simples em resina: 40 minutos.
- Manutenção de aparelho fixo: 20 minutos, e é o que mais se repete na semana.
- Canal em molar: 90 minutos, muitas vezes divididos em duas sessões.
- Exodontia de siso: 60 minutos de procedimento.
Repare no detalhe que quase todo mundo esquece: o tempo de virada da cadeira. Depois de uma exodontia, alguém limpa a superfície, troca barreira, recolhe o instrumental para a autoclave e monta a bandeja seguinte. São 10 a 15 minutos que não aparecem em lugar nenhum, mas existem. O jeito prático de resolver isso é embutir esse tempo na duração cadastrada. Exodontia de siso vira 75 minutos, não 60. O paciente não precisa saber disso; a agenda precisa.
No Lotou, cada serviço tem duração e preço, e é essa duração que o sistema usa para calcular quais horários ainda cabem no dia. Se o canal ocupa 90 minutos, o sistema simplesmente não oferece as 14h30 para mais ninguém naquela cadeira. Para montar essa lista com calma, o post sobre cadastro de serviços com duração e preço entra no detalhe.
Duas cadeiras, um raio-X: o encaixe depende do recurso mais escasso
Num consultório odontológico não é uma restrição que trava a agenda, são várias ao mesmo tempo: dentista livre, cadeira livre e, quando o caso pede, o raio-X panorâmico que todo mundo divide. O horário só existe quando essas peças batem no mesmo minuto.
Imagine três dentistas e duas cadeiras. Dr. Fábio (clínico geral) atende de segunda a sexta. Dra. Camila (ortodontia) vem às terças e quintas, dia de manutenção, quando roda 12 pacientes de 20 minutos. Dr. Léo (implantodontista) atende nas tardes de terça e de quinta. Na quinta às 14h, o Fábio está no canal da cadeira 2 e a Camila ocupa a cadeira 1: as duas cadeiras cheias. Só que a agenda do Dr. Léo está limpa às 14h. Um sistema que olha apenas o horário do profissional oferece alegremente as 14h com o Léo, porque ele de fato não tem nada marcado. O paciente chega, senta na recepção e espera 40 minutos até alguém entender que não há cadeira para ele.
É por isso que a cadeira precisa ser cadastrada como recurso, e não ficar como detalhe na cabeça de quem marca. No Lotou, um horário só aparece disponível quando há dentista e cadeira livres ao mesmo tempo, e a confirmação trava o conflito, para duas pessoas marcando pelo celular não caírem na mesma cadeira. Vale a mesma lógica para o raio-X panorâmico que o consultório inteiro divide. A ideia geral está em reserva de recursos como salas e equipamentos, e a versão específica de odonto está na página de agenda online para dentistas e consultórios.
A janela de encaixe: onde guardar espaço para quem chega com dor
Emergência não avisa, mas não é rara. Olhe a sua própria semana: se pintam dois ou três pedidos de encaixe, isso não é exceção, é rotina. E tratar cada um como exceção heroica é o que destrói a agenda, porque o encaixe entra empurrando todo mundo e às 17h o consultório está 50 minutos atrasado.
A saída é operacional, não tecnológica: reserve a janela antes de precisar dela. Um bloco de 30 a 40 minutos por período, por exemplo às 11h20 e às 16h40, quando o atraso não contamina o resto do dia.
Sendo honesto: o Lotou não tem um botão escrito "janela de encaixe". Tem bloqueio de agenda, e é com ele que você faz isso. Você bloqueia o intervalo, ele some da página pública e ninguém marca uma limpeza de rotina ali. Quando a urgência aparece, a recepção libera o bloqueio e lança a consulta pelo painel, usando um serviço "urgência" já cadastrado (40 minutos dão para anestesiar, aliviar a dor e remarcar o tratamento definitivo). Se deu 16h e ninguém ligou com dor, você libera o bloqueio e a vaga volta a existir.
A lista de espera cobre a outra ponta: quando alguém cancela e a vaga abre, o sistema avisa por e-mail quem está na fila. Rende bem mais do que ligar para pacientes que não atendem.
O buraco de 90 minutos: quanto custa o canal que não apareceu
Faça a conta com os seus números, num cenário plausível. Considere uma hora de cadeira produtiva rendendo perto de R$ 280 entre procedimento e materiais. Um canal de 90 minutos que não aparece deixa uns R$ 420 no chão, e o custo fixo (aluguel, energia, salário da auxiliar) corre igual. Três faltas por semana em blocos longos passam de R$ 5.000 no mês.
O que reduz isso tem pouca ciência e muita consistência: confirmação na marcação, lembrete automático antes da consulta e uma política de cancelamento que o paciente leu e aceitou. No Lotou, confirmação e lembrete saem por e-mail, sozinhos, sem ninguém ligar um a um. Não é lembrete por WhatsApp, e prefiro dizer isso agora a te deixar descobrir depois.
O raciocínio de cobrar ou não multa está destrinchado no post sobre cobrar multa por falta em clínica pequena, e o passo a passo para derrubar a taxa está no guia de como reduzir o no-show. Uma limitação real: o Lotou guarda a política e colhe o aceite, mas não processa pagamento do paciente. Se você cobrar multa ou sinal, isso acontece por fora, no Pix ou na maquininha.
Montando a agenda de duas cadeiras sem sobrepor profilaxia e canal
- Cadastre cada dentista com os dias e horários reais dele, incluindo os dias em que a ortodontista não vem.
- Cadastre cada cadeira como recurso, para o sistema não deixar duas reservas caírem na mesma.
- Monte os procedimentos com a duração já somada ao tempo de virada da cadeira.
- Bloqueie as janelas de encaixe de cada período.
- Escreva a política de cancelamento com o prazo que você realmente pratica.
- Divulgue o endereço do consultório (algo como
lotou.com.br/seu-consultorio) no Google Meu Negócio e no Instagram.
A partir daí o paciente marca sozinho, pelo navegador, sem baixar app e sem criar login, inclusive às 22h de um domingo. E a marcação feita por telefone continua entrando na mesma agenda, lançada pela recepção no painel, sem agenda dupla. Um aviso para quem trabalha com ortodontia: a manutenção mensal não se repete sozinha na agenda. O retorno é marcado no balcão, na saída do paciente, que já está ali com você.
Consultório odontológico raramente perde dinheiro por falta de paciente. Perde por cadeira parada, sobre uma agenda que não sabia quanto cada procedimento leva nem quantas cadeiras tem. O Lotou organiza a agenda por dentista e por cadeira, calcula os horários pela duração real de cada procedimento, confirma e lembra o paciente por e-mail e cobra mensalidade fixa, sem comissão por consulta. Dá para montar o consultório e testar por 30 dias grátis, sem cartão de crédito.
