Terça-feira, 9h, audiência na 2ª Vara Cível. Você sai do fórum às 11h20 com quatro ligações perdidas e duas mensagens de "o doutor tem horário essa semana?". No escritório, descobre que a secretária remarcou a reunião das 14h, só que o cliente não viu o recado e apareceu mesmo assim. E o prazo de contestação que vence sexta segue sem uma hora reservada. Uma agenda de atendimento para advogados que funciona não é a que anota o compromisso depois que ele aparece. É a que decide, antes da semana começar, quanto do dia pode ser vendido em reunião e quanto fica de pé para o trabalho técnico.
Em escritório pequeno, o gargalo é sempre o mesmo: a primeira reunião com o potencial cliente. É ela que vira contrato. E é ela que evapora no vai e volta do telefone, porque quem liga às 20h de uma quinta cai na caixa postal e no dia seguinte já falou com outro.
Consulta inicial de 45 minutos e reunião de acompanhamento de 30 não são a mesma coisa
O erro mais comum é ter um único tipo de atendimento na cabeça: "reunião, uma hora". A tarde vira bloco de 60 minutos, e você gasta uma hora cheia para dizer a um cliente que a perícia ficou para outubro. Hora faturável queimada.
Separe os tipos e dê a cada um a duração real:
- Consulta inicial, 45 minutos: a pessoa chega com uma pasta, conta a história, você faz a triagem e diz se o caso é seu.
- Reunião de acompanhamento, 30 minutos: cliente com processo em curso, quer entender um andamento, assinar algo, alinhar o próximo passo.
- Retorno rápido, 15 ou 20 minutos: entrega de documento ou conferência de dado.
A conta muda. Uma tarde de quarta das 14h às 18h, em blocos de 1h, comporta quatro atendimentos. Com a duração certa, ela deixa de queimar uma hora cheia num acompanhamento de 30 minutos: cabem duas consultas iniciais (1h30) e quatro acompanhamentos (2h), com meia hora de respiro para a consulta que passa do tempo. No Lotou, cada tipo vira um serviço cadastrado com duração e preço, e o cálculo respeita a duração de verdade: uma consulta de 45 minutos não fica encavalada na reunião seguinte. Só não espere encaixe perfeito: o intervalo entre os horários oferecidos vem da regra de disponibilidade (de 30 em 30 minutos, de hora em hora), e os inícios caem nessa grade.
E o preço da consulta inicial?
Muito escritório cobra pela consulta inicial. E aqui mora um problema que só existe neste ramo: o Provimento 205/2021 do CFOAB veda ao advogado anunciar valor de honorário, forma de pagamento, gratuidade ou desconto na publicidade profissional. Sua página pública é publicidade. Então, ao contrário do petshop que anuncia banho de porte médio por R$ 80, o escritório cadastra o serviço com a duração e deixa o campo de preço vazio. Sem valor preenchido, nenhum preço aparece no catálogo, e o honorário é tratado na consulta. Vale a ressalva de sempre: o Lotou não processa pagamento do cliente. A cobrança acontece por fora (Pix, maquininha) e o que fica registrado é a política aceita antes de confirmar.
Bloqueio de agenda: audiência e prazo entram antes do cliente
Quem deixa a agenda aberta das 9h às 18h de segunda a sexta vira refém do calendário. Não sobra tempo para ler processo, estudar tese, redigir. Você escreve peça às 22h porque o dia foi vendido em reuniões de 30 minutos.
A lógica é a inversa: você não bloqueia o que não quer atender, você abre só o que quer atender. A página pública mostra apenas as janelas que existem.
Uma semana realista de quem faz cível e vai a fórum:
- Segunda de manhã: fechada. É o bloco de prazos, o momento de olhar o que vence.
- Terça: dia de fórum. A data fica bloqueada e ninguém marca nada ali.
- Quarta e quinta, 14h às 18h: janelas de atendimento, onde entram consulta inicial e acompanhamento.
- Sexta, 9h às 12h: janela curta de manhã, com a tarde livre para redigir.
No painel, isso sai de dois lugares: os horários de funcionamento por dia da semana (a janela das 14h às 18h da quarta) e os dias bloqueados, por data, com o motivo anotado. Feriado fixo vira bloqueio anual, que se repete sozinho. Sustentação oral em outro estado, férias, congresso: bloqueia a data e a agenda para de oferecer aquele dia, sem apagar reserva já confirmada.
Um aviso: a janela não distingue tipo de atendimento. Aberta a sexta de manhã, ela aceita qualquer serviço ativo, inclusive consulta inicial de 45 minutos. Se você quer a sexta só para retorno rápido, isso vai escrito na descrição do serviço e na política, porque o sistema não restringe serviço por faixa de horário.
E o cliente que apareceu à toa depois da remarcação? Ele para de depender de a secretária alcançá-lo. Quem marca pelo link recebe a confirmação por e-mail na hora, com data, horário e link para ver o comprovante e cancelar. Antes do atendimento sai o lembrete automático, também por e-mail. O recado para de morrer numa ligação não atendida.
Sigilo: a página mostra horário livre, não mostra quem agendou
Esse é o ponto em que sistema genérico assusta advogado, com razão. A página em lotou.com.br/seu-escritorio mostra o que está disponível. Não lista quem marcou, não mostra nome nem assunto. Quem abre o link às 22h vê "quarta, 15h30, livre" e mais nada. O horário ocupado some da lista, sem rastro de que ali havia compromisso.
Do lado de quem marca, a coleta é enxuta: nome, telefone e e-mail. Não se pede CPF nem detalhe do caso. Mas é justo dizer o que existe: o formulário traz um campo de observações opcional, fixo, que o escritório não cria, não renomeia e não remove, com 400 caracteres livres para o cliente. Deixe então um pedido explícito na descrição do serviço e na política: "não descreva o caso aqui, isso é conversa na consulta".
Do lado do escritório, ligue a autenticação em duas etapas e revise as sessões ativas. Sobre tratamento de dado de cliente, o texto sobre LGPD na prática para pequenos negócios cobre o básico: base legal, retenção e o que fazer quando o titular pede os dados de volta.
Também é justo dizer o que o Lotou não é. Não é software jurídico: sem peticionamento, sem controle de processo, sem integração com tribunal e sem videochamada embutida. Se você atende por vídeo, o link vem da sua ferramenta. A plataforma resolve a agenda: horário, confirmação e lembrete.
Banca com dois sócios: a agenda de atendimento para advogados que não se atropela
Caderno compartilhado e planilha quebram no mesmo ponto: dois sócios, ritmos diferentes. Um atende quarta à tarde; a outra atende segunda e sexta de manhã porque terça e quinta são de audiência. Cada um vira um profissional na agenda, com suas janelas e seus serviços, e o cliente enxerga apenas os horários livres daquele advogado. O sistema trava conflito: a mesma faixa do mesmo profissional não é marcada duas vezes, nem quando a secretária lança reserva no painel enquanto alguém agenda pelo site. A página de agendamento por profissional mostra como funciona.
Uma limitação para saber de antemão: cada advogado é uma ficha na agenda, não um usuário com login próprio. O acesso ao painel é o da conta do escritório. Para banca de dois ou três, costuma bastar. Onde cada sócio precisa de login separado, não é o caso.
Reserva que chega por telefone ou WhatsApp entra na mesma agenda pelo painel, sem a agenda dupla em que o site diz uma coisa e o caderno diz outra. A página de agenda para escritórios de advocacia detalha o fluxo completo.
Comece pelo simples: uma semana bem desenhada
Cadastre dois serviços (consulta inicial de 45 minutos e acompanhamento de 30), abra duas janelas na semana, bloqueie os dias de fórum conhecidos e ponha o link na assinatura de e-mail. Em sete dias você vê quantas consultas iniciais chegam fora do horário comercial: é o cliente que hoje se perde sem você saber.
A primeira reunião com potencial cliente é o ativo mais caro de um escritório pequeno, e ela morre no telefone que ninguém atende. O Lotou põe a marcação num link discreto: cada atendimento na duração certa, dias de audiência bloqueados, lembrete por e-mail e nenhuma exposição de quem agendou. São 30 dias grátis, sem cartão de crédito: crie a agenda do seu escritório e teste com os horários reais da sua pauta.
