Terça-feira, 14h. O paciente novo senta, você abre o recordatório de 24 horas, pergunta a rotina, o horário do plantão, faz a antropometria, mede as dobras, explica a conduta e ainda responde à dúvida sobre o suplemento que a cunhada indicou. São 15h05 quando ele sai. Só que o retorno das 14h30 está sentado na recepção desde as 14h25, porque na sua agenda tudo se chama "consulta" e tudo ocupa o mesmo bloco de meia hora. É o defeito mais comum de agenda para nutricionista: um único serviço genérico para dois atendimentos que não têm nada a ver um com o outro.
Esse atraso não é falta de organização pessoal. É um erro de cadastro. Nutrição vive de dois atendimentos que quase não se parecem: um de 60 minutos a R$ 300 e um de 30 minutos a R$ 150. E quase todo mundo cadastra os dois como a mesma linha na agenda.
A primeira consulta de 60 minutos não cabe no bloco do retorno de 30
A primeira consulta é um atendimento longo. Recordatório de 24 horas, anamnese alimentar, história clínica, exames que o paciente trouxe (ou não trouxe), avaliação antropométrica com as dobras, explicação da conduta. Na prática, uns 60 minutos, 75 quando o caso é enrolado. É também a mais cara: entre R$ 250 e R$ 400, dependendo da cidade.
O retorno é outro bicho. Pesar, comparar com a avaliação anterior, ver o que funcionou, ajustar duas ou três coisas e liberar. 30 minutos resolvem, às vezes 40 se o paciente estiver enrolado. E custa a metade ou menos: R$ 130, R$ 150, R$ 180.
Quando os dois moram no mesmo bloco de 30 minutos, você tem duas escolhas ruins. Ou reserva 30 minutos para tudo e vive atrasada quando caem duas primeiras consultas seguidas, ou reserva 60 minutos para tudo e joga fora meia hora em cada retorno. Num dia com cinco retornos, são 2h30 de agenda vendável evaporando por causa de um cadastro preguiçoso.
O jeito certo é cadastrar cada tipo como serviço próprio, com duração e preço próprios. No Lotou, a tela de serviços pede exatamente isso: nome, descrição, duração e preço. O paciente escolhe "primeira consulta" ou "retorno" na hora de marcar, e a agenda reserva o tempo daquele tipo. A primeira consulta de 60 minutos deixa de cair em cima do retorno seguinte porque o sistema não oferece um horário que não cabe.
Os dez minutos para lançar a antropometria
Tem um detalhe que quase ninguém cadastra: o tempo depois do atendimento. Você precisa de uns 10 minutos para lançar a avaliação e anotar as medidas. Se a agenda encaixa o próximo paciente colado, esses 10 minutos saem do horário dele.
O Lotou tem um campo de folga depois do atendimento por serviço, que aparece no modo Avançado. Você define, por exemplo, 10 minutos de folga no retorno e a agenda para de encaixar o próximo paciente colado, sem inflar a duração que o paciente enxerga ao marcar. Se preferir ficar no modo Básico, dá para embutir esses minutos na própria duração: retorno cadastrado como 40, sendo 30 de atendimento e 10 para lançar a avaliação. Na primeira consulta, 15 minutos de folga costumam ser mais honestos que 10.
O retorno some em silêncio, e ele é a maior parte da receita
Faça a conta do seu consultório. Um paciente que faz só a primeira consulta e desaparece vale R$ 300. O mesmo paciente, com acompanhamento de seis meses e um retorno por mês, vale R$ 300 mais cinco retornos de R$ 150, ou seja, R$ 1.050. O paciente é o mesmo, a captação foi a mesma, o anúncio no Instagram custou o mesmo. A diferença inteira está em ter marcado o retorno.
E o retorno é frágil. Ele é marcado para dali a 30 dias, num momento em que o paciente está motivado, e chega numa semana em que ele saiu da dieta no fim de semana, está com vergonha da balança e conclui que é "melhor esperar emagrecer um pouco para voltar". É o abandono clássico da nutrição, e ele quase nunca vem com um cancelamento avisado. Vem com silêncio.
Três coisas seguram isso, e nenhuma delas é insistir no WhatsApp:
- Marcar o retorno antes do paciente sair. Enquanto ele ainda está na sala, motivado, você abre o painel e cria a reserva do próximo mês na mão. Reserva feita pelo painel cai na mesma agenda da página pública, sem risco de agenda dupla.
- Confirmação e lembrete automáticos. O paciente recebe a confirmação por e-mail no ato, com link para ver e cancelar, e um lembrete automático antes da consulta. Vale saber desde já: no Lotou o lembrete é por e-mail, não por WhatsApp automático.
- Facilitar o cancelamento. Parece contraintuitivo, mas o paciente que consegue desmarcar em dois cliques na véspera libera um horário que você ainda revende. O que some sem avisar leva o horário junto.
Antes de mexer em qualquer coisa, vale dimensionar o problema: a calculadora de taxa de recompra ajuda a botar número nisso. Você informa quantos pacientes atendeu e quantos voltaram, e ela devolve a sua taxa e quanto cada ponto percentual a mais vale de receita. E o guia de fidelização de clientes explica por que segurar quem já entrou custa menos que buscar gente nova.
A balança de bioimpedância é uma só: cadastre-a como recurso
Se o consultório tem balança de bioimpedância, aparece um problema que consultório sem equipamento não tem: duas nutris podem estar livres às 9h e mesmo assim só uma avaliação acontece, porque a balança é uma só. Em espaço dividido, isso vira discussão semanal.
A saída é cadastrar o aparelho como recurso e amarrá-lo ao serviço que depende dele. Aí o sistema recusa uma segunda avaliação de bioimpedância no mesmo horário, mesmo que outra nutri esteja livre. O conflito é barrado na confirmação, sem depender de ninguém conferir a planilha antes. O mesmo raciocínio vale para a sala, quando o recurso escasso não é a pessoa.
Montando a agenda para nutricionista: primeira consulta, retorno e bioimpedância na semana
A ordem que funciona:
- Cadastre primeira consulta (60 minutos, preço cheio), retorno (30 minutos, preço de acompanhamento) e, se fizer sentido, avaliação de bioimpedância avulsa (20 minutos). Se você atende online e presencial com preços diferentes, duplique o serviço e ajuste (a tela tem botão de duplicar para isso).
- Configure a folga depois do atendimento em cada serviço (uns 10 minutos no retorno, 15 na primeira consulta), no modo Avançado. No modo Básico, embuta esses minutos na própria duração: retorno de 30 vira 40 cadastrados; primeira consulta de 60 vira 75.
- Defina a antecedência mínima. 2 horas para o retorno está de bom tamanho; 12 ou 24h na primeira consulta evita que alguém marque uma avaliação de 60 minutos para daqui a pouco.
- Se o consultório tem mais de uma nutricionista, cadastre cada uma como profissional, com dias e folgas próprios (é uma ficha na agenda, não um login separado). O paciente escolhe com quem quer se consultar e só vê o horário real dela.
- Escreva a política de cancelamento (avisar com 24h, por exemplo). O paciente precisa aceitar antes de confirmar e o aceite fica registrado.
- Publique o link na bio do Instagram e no Google. O paciente marca sem baixar app e sem criar login, e você para de negociar horário por mensagem.
A agenda lembra o retorno, mas não monta o plano alimentar
O Lotou é agenda e reserva. Ele organiza serviços, horários, profissionais, recursos, lembretes e a sua página pública em lotou.com.br/seu-consultorio. Ele não monta plano alimentar, não é prontuário nem ficha de anamnese, não faz videochamada para o atendimento online (você marca o horário aqui e conduz a chamada na ferramenta de costume) e não cobra o paciente dentro do sistema. Pacote de dez retornos você fecha e recebe por fora, no Pix ou na maquininha, e vai marcando as datas no painel, porque reserva que se repete sozinha todo mês não existe por aqui.
O que muda no dia a dia é o horário parando de escorregar, o retorno com data marcada antes do paciente sair e o lembrete saindo sozinho. Para ver como isso fica montado num consultório de nutrição, vale olhar a página de agenda online para nutricionistas, e o guia de lembrete de reserva explica a cadência que segura quem estava quase furando.
Se hoje a sua agenda chama tudo de "consulta" e você já perdeu a conta dos retornos que nunca foram remarcados, o conserto começa em duas linhas de cadastro. Crie primeira consulta e retorno com a duração e o preço certos de cada um, publique o seu link e deixe a confirmação e o lembrete rodarem sozinhos. O Lotou tem 30 dias de teste grátis, sem cartão de crédito, tempo de sobra para acompanhar os retornos de um mês inteiro.
